Un amigo me ha pedido en una videoconferencia alguna indicación para ayudar a su gente a organizarse en el proceso del teletrabajo, guiarles para encontrar una rutina adecuada. El motivo es muy sencillo, Teleprensa se llama así porque en el año 1.996 generamos una empresa de teletrabajo de periodistas, es decir, trabajar desde casa o a distancia para distintos clientes. Y sí, la adaptación puede tener su miga, pero si eres capaz de asumir un par de cosas muy sencillas, en apenas unos días descubres que eres mucho más productivo y ello, además, conlleva que tienes muchísimo más tiempo libre que, por otro lado, también te debes organizar.
Esto, obviamente, no es un manual, sino una experiencia práctica personal que aplico desde hace muchos años y que, al final, se ha convertido en mi modo de vida. El modo de vida al que muchos tendrán que adaptarse durante unas semanas.
Lo más importante, el punto cero de este modelo es hacer tu propio sistema de operaciones. Es decir, lo peor que te puede pasar es que levantes la cabeza del ordenador y te surja la duda de ¿Y ahora por dónde tiro?
La solución es muy sencilla o, al menos, a mi me ha servido muchos años. Lo primero es que te hagas un plan diario por horas. Por ejemplo, en mi sistema de operaciones me programo 45 minutos iniciales para revisar comunicaciones pendientes. Ahí meto responder correos, vaciar buzones, revisar redes sociales y cosas menos importantes, quizás algo más divertidas, pero se trata de entrar en calor. A partir de ahí me pongo 1:30 horas a atender los temas urgentes, esos asuntos que te entran a última hora del día anterior o de esa misma mañana y a los que tienes que dar salida. Ojo, aquí no metas llamadas, que debes agruparlas todas ellas y en la medida de lo posible en una determinada franja horaria.
Teletrabajar es como conducir, tienes que hacer paradas cada dos horas y poco. Toma un café o haz cualquier cosa, pero levántate y anda.
Volvemos a la mesa de operaciones y ahora viene lo serio, que es dedicar 1:30 horas enchufado a tareas importantes, esos proyectos que tienen una fecha de entrega, tareas que sabes que te van a pedir más esfuerzo intelectual, pensar más o buscar información de soporte. En este tramo yo me aíslo, porque el Whatsapp suele ser el peor enemigo de lo importante.
Imagina que empezaste a las 09:15, pues ya estás por encima de las 13:30, momento de parar para dedicarte a hacer todas las llamadas que tengas pendientes.
A partir de ahí puedes, por ejemplo, cocinar para comer teniendo en cuenta que a las 16.30 o 17:00 debes meterle otro paquete de horas al trabajo.
Regresa siempre con algo divertido, liviano, como bichear correos, redes y volver a las tareas con lo urgente. A las seis de la tarde empiezas a decaer, así que es una buena hora para enchufarte un tramo más a lo importante, pero divide siempre entre urgente e importante, y dedica un espacio tasado de tiempo a cada uno de esos apartados.
Por ejemplo, mi último tramo de “importante” intento que sea estudiar, pero ese es mi caso particular, el tuyo puede ser avanzar en esos proyectos que te llevan más tiempo.
Los últimos treinta minutos los empleo a planificar el día siguiente y hacer las llamadas pendientes.
Compras y deporte lo puedes poner antes de empezar o al terminar la jornada, o entre uno de los tramos. Eso va con cada persona y yo lo he probado antes de iniciar la jornada, en la hora que los demás comían o al terminar, pero el gran secreto de todo este pseudoprocedimiento es que seas capaz de generar un horario que veas continuamente y que te obligue a saber si cumples o no.
Yo, por ejemplo, durante muchos años lo he tenido impreso y pegado en la pared detrás de mi ordenador, para que si levantaba la cabeza viese lo que me tocaba en ese momento. Es fácil despistarse.
Luego pasé a generarme alarmas horarias y al final ya le pillas el tranquillo, pero las alarmas es bueno mantenerlas activas siempre. Yo particularmente soy especialmente despistado.
Por cierto, se trabaja mucho más, pero muchísimo más de lo que puedas imaginar.
